Får du feedback på din business case?

Erfaringen viser, at mange sidder alene, når de udarbejder business casen. Men alle ved nok, at fire øjne ser bedre end to. Derfor er det en god ide at søge input og inspiration fra både kollegaer og interessenter, når du arbejder med business casen.

Søg feedback, øg kvaliteten og skab bedre resultater!

Business casen er rygraden i ethvert projekt. Du bør bruge den som redskab til at styre projektet under hele processen for at komme i mål med de resultater, der er stillet i udsigt.

Når du går i gang med at udarbejde din business case, er det vigtigt, at du allerede fra start inddrager nøglepersoner og relevante interessenter. Det vil bringe en masse fordele med sig undervejs i arbejdet.

• Du kan løbende søge inspiration og feedback hos kollegaer og samarbejdspartnere
• Du har sikret dig, at alle er orienteret fra start og dermed har et godt udgangspunkt for at kommunikere business casen og projektet, så den opnår accept hos nøgleinteressenterne
• Du opnår legitimitet omkring business casen blandt kollegaer og samarbejdspartnere, da de føler sig inkluderet fra start – og dermed har du et positivt udgangspunkt for dit arbejde, når processen går i gang.

Feedbacken fra interessenterne vil bidrage til at få afdækket relevante problemstillinger og skaber forudsætningen for, at du kan realisere de gevinster, som business casen lægger op til.

Business casen er solid, hvis forudsætningerne for både de gevinster, som man gerne vil have ud af projektet, og den indsats, som er nødvendigt for at kunne realisere gevinsterne, er kendte, forudsigelige og accepteret af alle interessenter.”

– Martin J. Ernst, CEO i 1stroke og ekstern lektor på IT-Universitetet i København

Når re-view af business casen giver værdi

I starten er business casen ofte forbeholdt de få, da den måske berører følsomme eller fortrolige emner. Derfor regel nummer et: Review af business cases skal ske i et fortroligt rum.

Ofte er der et konstant tidspres. Hvem kender ikke alt for godt, at materiale til beslutningstagere bliver udarbejdet i sidste øjeblik? Blækket er dårligt tørt, inden man går ind til styregruppe- eller bestyrelsesmødet. Derfor er det vigtigt at etablere en proces for review.

Få fra starten sat en dato for, hvornår et udkast skal være klar til gennemgang – herfra kan du gå baglæns og sætte en skarp intern deadline for, hvornår materialet skal være færdigt til den endelige deadline.

Processen for disse reviews skal planlægges, så reviewerne føler, at det er en effektiv proces, men samtidig giver modtagerne af inputtene rimelige arbejdsvilkår (tid).

Det er en god ide at være meget specifik i dine ønsker til dét reviewer skal give feedback på. På den måde sikrer du dig, at du kommer rundt i alle hjørner på business casen og får mest muligt ud af det.

Giv altid Kærlig, Konkret og Konstruktiv feedback

Det handler om at skabe en god feedback-kultur. Review af business cases skal derfor ske med respekt for de tre K’er; kærligt, konkret og konstruktivt.

Kærlig – fordi den bedste feedback er, hvis man giver det i den ånd, hvor modtageren føler sig respekteret.

Konkret – fordi den bedste feedback er konkret. Sig ikke “business casen er uklar” Men hellere: “Business casen kan styrkes med flere data fra Finansafdelingen, som kan ophæve forbehold a, b og c….”

Konstruktiv – fordi den bedste feedback er, hvis man giver personen noget at arbejde videre med. F.eks.: “Hvis du tager fat i chefen for afdeling x, vil du kunne få de data, du har brug for, ellers vil han kunne henvise dig videre…”

Disse huskeregler arbejder vi ud fra, når vi gennemfører reviews af business cases i 1stroke. Og ønsker du at lære mere om det, kører 1stroke kurser i “Business case og gevinstrealisering”. Her arbejder du med udgangspunkt i din egen business case – og kommer igennem hele processen og opnår et realistisk billede af projektets omkostninger og gevinster.